CONTABILIDAD

CENTRO DE LA TECNOLOGÍA DEL DISEÑO Y LA PRODUCTIVIDAD EMPRESARIAL

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• CAJA GENERAL: 

Concepto: 

Es la cuenta que registra todo el efectivo que ingrese y salga de la Empresa. Se carga con los cheques que recibe y se abona cuando se hace el depósito de los mismos en Banco. Es una cuenta de saldo deudor o cero, nunca acreedor. Indicará el efectivo, cheques o vales que se encuentran en la Caja.

Que es el Arqueo de Caja? 

Consiste en el  análisis de las transacciones del efectivo, durante un lapso determinado, con el objeto de comprobar si se ha contabilizado todo el efectivo recibido y por tanto el Saldo que arroja esta cuenta, corresponde con lo que se encuentra físicamente en Caja en dinero efectivo, cheques o vales. Sirve también para saber si los controles internos se están llevando adecuadamente

Instrucciones para realizar un arqueo de caja

•      Anoto lo que se encontró en la caja luego de haber realizado el arqueo (lo que hay dentro de la caja en realidad).

•   Realizo el mayor de la cuenta Caja anotando solamente el saldo que me da el enunciado.

•   Considerando el plan de cuentas del ente, realizo la depuración (limpieza) de la caja de ser necesario. Es decir, que todos aquellas cosas que no deben estar en la caja, a través de un asiento, las mando a las cuentas correspondientes. Este monto será restado de la cuenta Caja, y se deberá registrar la disminución en el mayor de la misma.

•     Comparo el saldo que me quedó en el mayor de la cuenta Caja con el que debo tener en la realidad, una vez hecha la “limpieza” de la caja.

•     Registro el sobrante o faltante de Caja, si corresponde.

CONCEPTO DE CONTROL INTERNO DE CAJA Y SUS ELEMENTOS:

Es un plan de organización de todos los métodos coordinados con la finalidad de Proteger los activos, Verificar la exactitud y confiabilidad de la información financiera y Promover la eficiencia de las operaciones.

El control interno se clasifica en:

Control interno administrativo y Control interno contable.

Control interno administrativo: métodos, medidas y procedimientos que tienen que ver fundamentalmente con la eficiencia de las operaciones y con el cumplimiento de las medidas administrativas impuestas por la gerencia.

Control interno contable: métodos, medidas y procedimientos que tienen que ver principalmente con la protección de los activos y a la confiabilidad de los datos de contabilidad.

Todo sistema de control interno debe contener las siguientes características:

•          Organización de manera tal que se pueda diferenciar la autoridad y la responsabilidad relativas a las actividades de la empresa.
•          Autorización y registro operacional de manera que sea de la atribución del departamento de contabilidad el hacer los registros de las informaciones y de mantener el control
•          Eficiencia para evitar que en determinado tipo de operaciones intervengan cuando menos tres (3) persona para evitar fraude.

ELEMENTOS :

-Separación de labores. Deben ser personas diferentes las que manejen efectivo, expidan cheques, operen auxiliares y registros y efectúen conciliaciones.

- Fianzas. El personal que maneja los fondos y las cuentas bancarias deben estar afianzados para garantizar posibles desfalcos por malos manejos.- Fondos Fijos. Debe estar establecido -dependiendo del tamaño de la empresa- por lo menos un fondo fijo (caja chica) donde se realizaran todos los pagos menores a una cantidad previamente definida.- Firmas mancomunadas. Para el caso de las cuentas bancarias los cheques deberán expedirse siempre con dos firmas, definiendo -así se sugiere- una que invariablemente deberá ir.- Firmas autorizadas. Se deberá contar con un registro de firmas autorizadas para firmar cheques, así como la forma en que podrán ir mancomunadamente.- Limites de pago. Debe existir limite de pago para cada una de las firmas autorizadas.- Depósitos diarios. Las cobranzas y otros ingresos deberán depositarse al día siguiente o a mas tardar al siguiente día hábil.- Arqueos periódicos. Una forma de mantener el control del fondo fijo es practicando periódicamente -y por sorpresa- arqueo de los mismos.
- Conciliaciones bancarias. Las cuentas bancarias deberán conciliarse -invariablemente- cada mes y mantener debidamente depuradas las partidas en conciliación.

FALTANTES:

Es cuando el arqueo arroja un saldo de dinero en la caja inferior al que se encuentra registrado contable mente. 

SOBRANTES:

es cuando el arqueo arroja un saldo superior a los registros contables. 

contable mente los faltantes son perdidas o resultados negativos y los sobrantes son resultados positivos o ganancias.

• FONDO CAJA MENOR:

CONCEPTO:

Es un fondo que se crea en las empresas para manejar pequeños desembolso  y se asigna a una persona como responsable de su manejo.

Existen multitud de pagos pequeños, que para manejar los por bancos se hace complejo y puede entorpecer el desarrollo ágil de ciertas actividades, por lo que la solución es la constitución de un fondo de caja mejor que se encargue de este tipo de pagos, de  esta forma, aquellas compras o pagos menores, que no sean representativos, se manejan por este fondo.

DIFERENCIA ENTRE CAJA GENERAL Y CAJA MENOR

La caja menor es para los gastos pequeños (artículos de librería  artículos de limpieza o refrigerios), mientras que la caja general es para los gastos significativo (compra de mercaderías o pagos a proveedores), la caja general aparte del efectivo maneja cheques de terceros o moneda extranjera, en cambio la caja menor  solo maneja efectivo nacional.

REEMBOLSO DE CAJA MENOR

Cuando se agota el fondo de caja menor o llega al monto determinado por la empresa se procede a reembolsar el dinero utilizado.

CONTABILIZACIÓN:

El fondo de caja menor solo se contabiliza cuando se crea, se aumenta, se disminuye o elimina, no cuando se realiza un reembolso, por esta razón se considera un fondo fijo.

AUMENTOS Y DISMINUCIONES DEL FONDO DE CAJA MENOR

Cuando se presentan demasiados reembolso  lo que dificulta la contabilidad para subsanar esto se debe incrementar el fondo fijo de manera que su reembolso sea máximo de dos veces al mes para el caso contrario este se debe disminuir.

 AUMENTO: Para aumentar la caja menor se hace el siguiente registro contable;

CUENTA	DÉBITO	CRÉDITO
Caja menor	XXX
Bancos o caja general		XXX

 DISMINUCIÓN: 

CUENTA	DÉBITO	CRÉDITO
Caja		XXX
Caja menor	XXX

• BANCOS:

CONCEPTO:

Es una empresa financiera que se encarga de captar recursos en la forma de depósitos, y prestar dinero, así como la prestación de servicios. La banca, o el sistema bancario, es el conjunto de entidades o instituciones que, dentro de una economía determinada, prestan el servicio de banco. La internalización y la Globalización promueven la creación de una Banca universal.

Conciliación bancaria:

Es la comparación entre las cifras que tienen las cuentas de la contabilidad con las cifras que aparecen en los estados de cuenta del banco.  Es un proceso que permite confrontar y conciliar los valores que la empresa tiene registrados, de una cuenta de ahorros o corriente, con los valores que el banco suministra por medio del extracto bancario.


La conciliación bancaria  se debe realizar cada mes, ya que generalmente el saldo del extracto bancario no coincide con el saldo de efectivo en bancos que tiene registrado la empresa en libros, por esta razón es necesario realizarla mensualmente para determinar las causas de las diferencias existentes y conseguir el saldo correcto en ambos.

Los elementos requeridos para realizar la conciliación bancaria son:* extracto bancario* libro banco* conciliación anterior

En este orden de ideas, la estructura de la conciliación bancaria podría ser:

Saldo del extracto bancario:           XXX

(-) Cheques pendientes de cobro:   XXX

(-) Notas crédito no registradas    XXX

(+) Consignaciones pendientes     XXX

(+) Notas débito no registradas    XXX

(±) Errores en el auxiliar              XXX

= Saldo en libros.                      XXX

Métodos para elaborar una conciliación bancaria

 Saldos correctos

A tales efectos me primero me centraré en el método Saldos Correctos por ser el método más utilizado y didáctico en cuanto a su aprendizaje para la elaboración de una conciliación y que en sí para efectos de lo que a continuación explicaré será igual para los dos métodos. Lo cual consiste en comparar el estado de cuenta enviado por el banco con los registros asentados en el libro mayor de banco de la empresa, para luego proceder a ajustar las diferencias hasta lograr que los dos saldos sean iguales. Para empezar a preparar dicho documento por dicho método, es de suma importancia que se conozcan las normas de presentación y estructuración del cuerpo del mismo:

1) Primero, se presentan las "Partidas no registradas en el Banco", donde se incluyen las partidas no asentadas por parte del banco y solo se toman en cuenta en este renglón los: 1)a). Cheques en Tránsito: o cheques pendientes, son aquellos que a consecuencia de haberse emitido un cheque pero a la fecha de realizar la conciliación, el mismo no ha sido cobrado por el beneficiario en el banco, por lo que aparecerá Abonado a los libros de la empresa y no estará Cargado en el estado de cuenta bancario hasta que sea cobrado. 1)b). Depósitos en Tránsito: son aquellos depósitos que se por lo general se envían al final de mes y estos no son Acreditados en el banco por lo que estarán Cargados en los libros de la empresa pero no en estado de cuenta del mes.

2) Segundo, se presentan las "Partidas no registradas en Libros" donde se incluyen las partidas no asentadas u omitidas por parte de empresa donde se encuentran: 2)a). Notas de Crédito: son todos los abonos efectuados por parte del banco por concepto de: descuentos de giros, pignoraciones, pagares, intereses a favor de la empresa, entre otros, pero que no se han cargado en nuestros libros. 2) b). Notas de Débitos: Son cargos efectuados por el banco a la empresa por concepto de: cobro de intereses, comisiones, efectos descontados devueltos, entre otros, que por no haberse recibido la información respectiva del mismo no se ha abonado en los libros de la empresa. 2) c). Cheques Omitidos o no Registrados: son los cheques que se emitieron realmente pero que nunca fueron asentados en los libros de la empresa. 2)d). Depósitos Omitidos o no Registrados: son los depósitos que se realizaron pero no se hizo su correspondiente registro.

3) Tercero, se deben presentar los "Errores", donde se reflejan todos los ajustes por concepto de equivocaciones que puedan tener los dos documentos cotejados: 3)a). Errores de la Empresa: es donde se incluyen los ajustes de todas los errores y equivocaciones por parte de la empresa, entre las cuales tenemos: 3) Cheques de diferentes cantidades: son los cheques que se abonan con un monto por encima o por debajo del monto de emisión. 3) Depósitos de diferentes cantidades: son los depósitos que se cargan con un monto por encima o por debajo del monto de emisión. 3) Cheques mal ubicados: son aquellos que en vez de abonarlos se cargaron. 3) Depósitos mal ubicados: son aquellos en vez de ser cargados fueron abonados en los libros de la empresa. 3) Notas de Débito y Crédito mal ubicadas: son aquellos que por error se cargan en vez de abonarse y viceversa. 3) Depósitos ó Cheques de otros bancos: son aquellos que por error se cagan o abonan en los libros, pero que no corresponden a esa cuenta o banco, ya que se pueden tener diversas cuentas en diversos bancos. 3) Cheques Caducados: son aquellos cheques a los cuales llega su fecha de vencimiento y todavía no se han ido a cobrar en el banco, por lo que hay que des incorporarlos haciéndoles un cargo por el monto del mismo. 3)b). Errores del Banco: aunque no son muy comunes, aquí se incluyen los ajustes de todas las omisiones, errores y equivocaciones por parte del Banco, entre las cuales tenemos: 3) Cheques de diferentes cantidades: son los cheques que se cargan con un monto por encima o por debajo del monto de emisión. 3) Depósitos de diferentes cantidades: son los depósitos que se abonan con un monto por encima o por debajo del monto de emisión. 3) Cheques Omitidos ó no registrados: son los cheques que se emitieron realmente pero no fueron asentados en el estado de cuenta bancario. 3) Depósitos Omitidos ó no registrados: son los depósitos que se emitieron realmente pero no fueron asentados en el banco. 3) Cheques mal ubicados: son aquellos que en vez de cargarlos se abonaron. 3) Depósitos mal ubicados: son aquellos en vez de abonarlos fueron cargados en el estado de cuenta bancario. 3) Notas de Débito y Crédito mal ubicadas: son aquellos que por error se cargan en vez de abonarse y viceversa. 3) Depósitos ó Cheques de otras Empresas: son aquellos que por error se cagan o abonan en el banco, pero que no corresponden a esa cuenta, puesto que un banco posee diversos clientes.

Las notas débito y crédito 

Son documentos o comprobantes que las empresas hacen para realizar un ajuste a una cuenta de terceros, ya sea por errores o por el cambio de condiciones que generan un mayor o menor valor de la respectivo cuenta.

Nota débito:  

Es un comprobante que una empresa envía a su cliente, en la que se le notifica haber cargado o debitado en su cuenta una determinada suma o valor, por el concepto que se indica en la misma nota. Este documento incrementa el valor de la deuda o saldo de la cuenta, ya sea por un error en la facturación, interés por mora en el pago, o cualquier otra circunstancia que signifique el incremento del saldo de una cuenta.

Nota crédito: 

Es el comprobante que una empresa envía a su cliente a su cliente, con el objeto de informar la acreditación en su cuenta un valor determinado, por el concepto que se indica en la misma nota. Algunos casos en que se emplea la nota crédito pueden ser por: avería de productos vendidos, rebajas o disminución de precios, devoluciones o descuentos especiales, o corregir errores por exceso en la facturación. La nota crédito disminuye la deuda o el saldo de la respectiva cuenta.

Desde el punto de vista de la empresa, la nota débito significa un ingreso para ésta, y la nota crédito significa una erogación.

Diferencia entre una Cuenta corriente y una Cuenta o Libreta de ahorro

Para establecer las diferencias que hay entre cuenta de ahorros y corriente hay que conocer sus conceptos principalmente.
La cuenta corriente es un depósito que te ofrecen la liquidez que necesites a través de herramientas como cheques o tarjetas débito. Además te ofrece la posibilidad de realizar tus depósitos en efectivo o con cheques girados a favor tuyo.


Aunque ambos tipos de depósitos comparten la característica de liquidez total, existen algunas diferencias de carácter operativo entre los mismos:

*El soporte fundamental de las cuentas corrientes es el extracto bancario que las entidades financieras remiten periódicamente a los depositan-tes. Por el contrario, en las cuentas de ahorro suele ser una libreta en la que se registran todos los movimientos.
*En las cuentas corrientes siempre hay posibilidad de utilización de cheques, mientras que, en general, no ocurre así en las cuentas de ahorro.
*Las cuentas corrientes pueden permitir descubiertos (el depositan-te dispone de fondos por un importe superior al saldo que tenía en la cuenta), mientras que en las libretas de ahorro es una práctica menos habitual. 

La Cuenta de ahorro es un depósito ordinario a la vista (producto pasivo), en la que los fondos depositados por el cuentahabiente tienen disponibilidad inmediata y le generan cierta rentabilidad o intereses durante un periodo determinado según el monto ahorrado.

 por alguna de las operaciones hechas. Estos servicios de caja pueden ser:

Los ingresos de efectivo

Abonos en general

Ordenar transferencias bancarias

Domiciliar recibos

Retiradas de dinero en efectivo

Pagar cheques

Por el contrario, las Cuentas de ahorro puede ofrecer menor facilidades para realizar ingresos y pagos, como es el caso de no permitir tener tarjetas de crédito o débito y de no poder domiciliar recibos o nóminas. No obstante, la gran mayoría de estas últimas cuentas, no cobran comisiones de mantenimiento y administración, con el fin de obtener más clientes.

• INVENTARIOS:

CONCEPTO:

Representan colocaciones de dinero sobre las cuales una empresa espera obtener algún rendimiento a futuro, ya sea, por la realización de un interés, dividendo o mediante la venta a un mayor valor a su costo de adquisición.

INVERSIONES TEMPORALES.

Generalmente las inversiones temporales consisten en documentos a corto plazo (certificados de depósito, bonos tesorería y documentos negociables), valores negociables de deuda (bonos del gobierno y de compañías) y valores negociables de capital (acciones preferentes y comunes), adquiridos con efectivo que no se necesita de inmediato para las operaciones. Estas inversiones se pueden mantener temporalmente, en vez de tener el efectivo, y se pueden convertir rápidamente en efectivo cuando las necesidades financieras del momento hagan deseable esa conversión.

INVERSIONES A LARGO PLAZO.

Son colocaciones de dinero en las cuales una empresa o entidad, decide mantenerlas por un período mayor a un año o al ciclo de operaciones, contando a partir de la fecha de presentación del balance general.

Una acción es la parte alícuota del capital social de una sociedad anónima. Cabe resaltar que poseer acciones de una compañía confiere legitimidad al accionista para exigir sus derechos, pero a su vez para cumplir con sus obligaciones.

También se dice que esta acción es un título representativo del valor de una de las fracciones iguales en que se divide el capital social de una sociedad de Capital. Tales acciones confieren derechos políticos y económicos a quien la posea, es decir a su titular (accionista), como por ejemplo el derecho a una parte de las utilidades o también el voto en las juntas de accionistas.

Estas acciones sirven para acreditar y transmitir la calidad y los derechos de socio propietario, en relación proporcional al monto de las acciones suscritas.

Normalmente las acciones son transables sin ninguna restricción, es decir libremente.

Bonos

Los bonos son instrumentos financieros de deuda utilizados por entidades privadas y también por entidades gubernamentales y que sirven para financiar a las mismas empresas. El bono es una de las formas de materializarse los títulos de deuda, de renta fija o variable. Pueden ser emitidos por una institución pública, un Estado, un gobierno regional, un municipio o por una institución privada, empresa industrial, comercial o de servicios. También pueden ser emitidos por una institución supranacional (Banco Europeo de Inversiones, Corporación Andina de Fomento, etc.), con el objetivo de obtener fondos directamente de los mercados financieros. Son títulos normalmente colocados al nombre del portador y que suelen ser negociados en algún mercado o bolsa de valores. El emisor se compromete a devolver el capital principal junto con los intereses, también llamados cupón. Este interés puede tener carácter fijo o variable, tomando como base algún índice de referencia como puede ser el Euribor.

Cabe resaltar que el dinero o fondo que se obtenga se puede prestar a instituciones por un periodo definido y a una tasa de interés fija.

Tipos de bonos

Los principales tipos de bonos son:

• Bono canjeable: Bono que puede ser canjeado por acciones ya existentes. No provoca ni la elevación del capital ni la reducción de las acciones.
• Bono Convertible: Bono que concede a su poseedor la opción de canjearlo por acciones de nueva emisión a un precio prefijado. Ofrece a cambio un cupón (una rentabilidad) inferior al que tendría sin la opción de conversión.
• Bono cupón cero: Título que no paga intereses durante su vida, sino que lo hace íntegramente en el momento en el que se amortiza, es decir cuando el importe del bono es devuelto. En compensación, su precio es inferior a su valor nominal.
• Bonos del Estado (España): Títulos del Tesoro público a medio plazo (2-5 años). Su nominal es de 1.000 euros y el pago de los intereses se realiza anualmente. Además de los Bonos, el Estado Español emite otros valores parecidos (véase Deuda pública).
• Bonos de caja. Títulos emitidos por una empresa, que se compromete a reembolsar al vencimiento fijado el préstamo pactado; los recursos obtenidos con la emisión de estos bonos se dedican a las necesidades de tesorería de la empresa.
• Strips: Algunos bonos del Estado son "strippables", o divididos, puede segregarse el valor del bono en cada uno de los pagos que se realizan, distinguiendo básicamente los pagos en concepto de intereses (cupones) y el pago del principal, y negociarlos por separado.
• Bonos de deuda perpetua: Son aquellos que nunca devuelven el principal, (esto es, el nominal del bono, que generalmente coincide con la inversión inicial), sino que pagan intereses (cupones) regularmente de forma indefinida. Son los más sensibles a variaciones en el tipo de interés.
• Bonos basura, que se definen como títulos de alto riesgo y baja calificación, que ofrece, en contrapartida, un alto rendimiento.

A los propietarios de bonos se les conoce con el nombre de "tenedores" o "bonistas". Algunas emisiones de bonos llevan incorporadas opciones o warrants que permiten amortizaciones anticipadas, conversión en acciones o en otros activos financieros, etc.

El precio de un bono se calcula al actualizar los flujos de pago de ese bono. Esa actualización se hace mediante el descuento financiero (en capitalización simple o compuesta, según el vencimiento) de dichos flujos, y un tipo de interés. A medida que aumente el tipo de interés de descuento (esto es, en cierta medida, el riesgo asociado a ese bono), disminuirá el precio y viceversa.